• Quản lý hồ sơ

  • Quản lý hồ sơ tại Học khu Yakima được thực hiện theo luật tiểu bang Washington và liên bang. Cụ thể, chương trình hoạt động theo RCW 40.14 Bảo quản và Phá hủy Hồ sơ Công cộng. Quyền riêng tư và quyền truy cập vào hồ sơ được điều chỉnh thông qua Đạo luật Quyền giáo dục và quyền riêng tư gia đình (FERPA) (20 Hoa Kỳ.C. § 1232g; 34 CFR Phần 99) và Đạo luật Hồ sơ Công cộng (Chương 42.56 RCW).

    Bộ phận quản lý hồ sơ của Học khu Yakima chịu trách nhiệm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống việc tạo, nhận, bảo trì, sử dụng và bố trí tất cả các hồ sơ.

    Hồ sơ bao gồm nhưng không giới hạn trong các hồ sơ được tạo ra cho chính quyền quận, hội đồng quản trị, cơ sở vật chất, tài chính, nguồn nhân lực / bảng lương, giao thông vận tải, hồ sơ tham khảo chung và kỹ thuật và hồ sơ giáo dục học sinh.

    Hồ sơ rất quan trọng trong hoạt động tổng thể của mọi khu học chánh và cơ quan chính quyền tiểu bang. Chúng phục vụ như là ký ức của một tổ chức, một hồ sơ về các sự kiện trong quá khứ và là cơ sở cho các hành động trong tương lai. Không có hoạt động nào của chính phủ có thể được thực hiện mà không có bằng chứng được ghi lại có trong hồ sơ. Mỗi bản ghi trải qua một vòng đời, bắt đầu với sự sáng tạo của nó và kết thúc bằng khuynh hướng của nó. Quản lý hồ sơ hiệu quả phức tạp hơn nhiều so với việc chỉ thiết lập một hệ thống nộp đơn và lưu trữ, thay vào đó nó là kiểm soát tất cả các thông tin được ghi lại trong suốt vòng đời của nó:

    • Tạo:Một bản ghi được tạo ra khi thông tin được nhận hoặc tạo lần đầu tiên.
    • Lưu trữ hoạt động:Một bản ghi đang trong giai đoạn hoạt động miễn là nó đang được sử dụng hoặc đề cập thường xuyên trong quá trình kinh doanh.
    • Lưu trữ không hoạt động:Một bản ghi chuyển sang giai đoạn không hoạt động khi cần ít thường xuyên hơn, nhưng phải được giữ nó cho các mục đích pháp lý, tài chính hoặc hành chính.
    • Mộtkỷ lục là vào cuối vòng đời của nó khi nó đã sống lâu hơn thời gian duy trì của nó và không còn cần thiết để tiến hành kinh doanh. Tỷ lệ phần trăm lớn hơn của tất cả các hồ sơ được tạo ra sẽ bị phá hủy vào cuối vòng đời của chúng. Ba đến năm phần trăm còn lại có giá trị vĩnh viễn và sẽ được duy trì trong lưu trữ lưu trữ.
  • Hồ sơ công khai là gì?

    Gần như mọi kỷ lục trong một khu học chánh là một hồ sơ công khai. Với mục đích lưu giữ và phá hủy, một hồ sơ công khai, bất kể định dạng, đã được thực hiện hoặc nhận liên quan đến giao dịch kinh doanh công cộng. RCW 40.14

    Định nghĩa của Bản ghi công cộng

    "Hồ sơ công cộng" của học khu bao gồm bất kỳ "văn bản" nào có chứa thông tin liên quan đến hành vi của khu học chánh hoặc thực hiện bất kỳ chức năng nào được chuẩn bị, sở hữu, sử dụng hoặc giữ lại bởi khu học chánh, bất kể hình thức vật lý hoặc đặc điểm.

    Một "văn bản" theo định nghĩa của Đạo luật Hồ sơ Công cộng có nghĩa là chữ viết tay, đánh máy, in ấn, chụp ảnh, chụp ảnh và mọi phương tiện khác để ghi lại bất kỳ hình thức giao tiếp hoặc đại diện nào khác. RCW 42.56.010

    Hồ sơ khu học chánh không bao gồm các ghi chú cá nhân và bản ghi nhớ của nhân viên vẫn thuộc sở hữu duy nhất của nhà sản xuất và thường không thể truy cập hoặc tiết lộ cho người khác.

    Hồ sơ điện tử

    Hồ sơ điện tử, bao gồm e-mail và nội dung web do quận tạo và nhận trong giao dịch kinh doanh công cộng, là hồ sơ công khai và được quản lý phù hợp với tất cả các luật và quy định điều chỉnh việc lưu giữ, phá hủy và lưu trữ hồ sơ công khai. RCW 40.14

    Quận quản lý tất cả các hồ sơ của quận, bao gồm cả hồ sơ điện tử, theo các quy định được quy định trong lịch lưu giữ của nhà nước. Hồ sơ điện tử được giữ lại ở định dạng điện tử và vẫn có thể sử dụng, có thể tìm kiếm, truy xuất và xác thực trong suốt thời gian lưu giữ được chỉ định.

    Hồ sơ công khai là tài sản của Nhà nước và vẫn bị giam giữ hợp pháp của văn phòng nơi chúng được nộp ban đầu. Hồ sơ công cộng tại Học khu Yakima chỉ bị phá hủy hoặc chuyển giao theo Lịch lưu giữ hồ sơ tiểu bang Washington và quy trình quản lý hồ sơ học khu Yakima.